Belge Toplama Sistemi
Her müşteri dosyası için standart adlı belgeler, güncel bir eksik listesi ve dosya tamamlanınca otomatik bildirim.
Belgeler e-posta, WhatsApp ve elden dağınık geliyor. Eksik evrak için müşteriyi defalarca aramak gerekiyor ve dosyalar gecikiyor.
Muhasebe büroları, emlak ofisleri, eğitim ve vize danışmanlığı gibi müşteriden düzenli evrak toplayan işletmeler için.
Tetikleyici: Yeni bir müşteri dosyası açıldığında akış belge listesini gönderir; müşteri her yükleme yaptığında kontrol akışı çalışır.
Adım adım kurulum
Kurulum: 5-10 saat (deneyimli bir uygulayıcı için tahmin)
Dosya aç
Sheets ya da CRM'de yeni müşteri satırı açılınca dosya türüne göre istenen belge listesi (kimlik fotokopisi, vergi levhası, tapu vb.) seçilir. Müşteriye kişiye özel bir yükleme bağlantısı gönderilir.
Yüklemeyi al
Form gönderimi webhook ile gelir. Dosya, müşteri adına açılmış Drive klasörüne standart bir adla (müşteri_belge_tarih) kaydedilir.
SI ile belge türünü kontrol et
Görsel okuyabilen bir model dosyanın beklenen belge türüne benzeyip benzemediğini, okunaklı olup olmadığını ve varsa geçerlilik tarihini kontrol eder. Kesin karar değil, "uygun" ya da "şüpheli" etiketi döndürür.
Eksik listesini güncelle
Code düğümü gelen ve beklenen belgeleri karşılaştırır. Tabloda her belgenin durumu "geldi", "şüpheli" ya da "eksik" olur.
Hatırlat
Eksik belge varsa 3 günde bir, en fazla 3 kez nazik bir hatırlatma gider. "Şüpheli" belgeler kontrol için sorumlu çalışana düşer.
Tamamlandı bildirimi
Tüm belgeler "geldi" olunca sorumlu kişiye bildirim gider ve dosyanın durumu "İşleme hazır" olur.
Çalışma maliyeti
n8n Cloud Starter 20 €/ay ≈ 1.100 ₺ (yıllık faturalamada, ayda 2.500 çalıştırma, kontrol 4 Ekim 2026). SI API kullanımı hacme göre; görsel kontrol metin çağrılarından daha fazla kaynak harcadığı için her dosyada yalnızca bir kez çalıştırılmalı.
Kaça satılır?
Rehber fiyat: 12.000-22.000 ₺ kurulum, 2.500-4.500 ₺/ay bakım. Çıpa: Eka Sunucu 3 workflow + 1 ay destek 15.000 ₺ (KDV hariç, kontrol 4 Ekim 2026). Bu sistem en az üç akıştan oluşur (dosya açma, kontrol, hatırlatma); kapsamı o pakete yakındır, belge türü ve dosya sayısı arttıkça üst banda çıkar.
KVKK
Kimlik, tapu ve mali belgeler korunması kritik kişisel verilerdir: klasör erişimini kişi bazında sınırla, belgeyi modele göndermenin gerçekten gerekli olup olmadığını değerlendir, saklama ve imha süresini yazılı belirle.
Sık yapılan hatalar
- Kimlik ve mali belgeleri herkese açık paylaşım bağlantısıyla toplamak
- SI kontrolünü kesin onay gibi kullanmak; son karar çalışanda olmalı
- Hatırlatma sayısını sınırlamayıp müşteriyi rahatsız etmek
Kurulum dosyası ve video Kulüp'te
Açık Kafa üyeliği ücretsiz. Kulüp üyeleri hazır şablon dosyasına ve Salı Kliniği'nde canlı desteğe erişir.